Договорная работа на предприятии

Обновлено: 29 января 2023

Договор — это, прежде всего, универсальный регулятор хозяйственных отношений, инструмент коммерции и фундамент любой хозяйственной деятельности.

Благодаря, постулатам на которых стоит договор, сторонам разрешается быть свободными при выборе формы взаимодействия, определять приемлемые для них договорные условия и строить упорядоченные бизнес-отношения.

Договорная работа на предприятии, ее построение, определение четких и понятных механизмов для настройки договорных процессов является внутренней основой любого бизнеса.

Разработка контрактов, как и правовой анализ договоров, на предприятиях обычно относится к функциональным обязанностям юриста по хозяйственным делам или юрисконсульта.

Самое главное, что нужно знать о договоре

Прежде всего, определимся с тем, что такое договор. Под договором понимается соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или о прекращении договорных, хозяйственных или иных отношений.

При заключении того или иного договора нужно помнить о сущности и принципах, соблюдение которых является условием для того чтобы такой договор считался заключенным и не являлся ничтожным, фиктивным или оспариваемым.

Два главных принципа, закрепленные в Гражданском кодексе Украины, а именно в статье 3. Звучат они так: стороны свободны в осуществлении своей предпринимательской деятельности, если отсутствует запрет на это в законе, и стороны свободны при определении условий договора.

То есть, если в законе отсутствует прямой запрет о проведении определенной хозяйственной деятельности, лицо является свободной в определенные формы и процесса производства любой деятельности. Этот постулат, на самом деле, касается и условий, на которых взаимодействуют между собой и стороны.

Гражданский кодекс Украины, а именно статьи 6 и 657 дают нам расширенную трактовку принципа свободы договора и говорят, что действительно, стороны свободны в выборе контрагентов, могут по своему усмотрению прописывать любые условия, увеличивать сроки. Но эта свобода ограничена положениями и прямыми запретами, содержащих акты гражданского законодательства. На примере рассмотрим, что имел в виду законодатель.

Стороны решили, заключить соглашение о купле-продаже мебели для дома и указали, что контракт вступает в законную силу с момента его нотариального удостоверения. Это означает, что обязательства сторон по выполнении договора возникает с момента, когда нотариус его сведёт. Если обращаться к Гражданскому кодексу Украины, то он нам определяет, что для такого вида договоров достаточно соблюдения простой письменной формы. В таком случае стороны дополнительно договорились между собой, что нотариальная форма договора является существенным условием договора и в случае ее несоблюдения сделка не будет порождать для сторон никаких последствий ч. 4 ст. 639 Гражданского кодекса Украины.

Или, наоборот, стороны решили заключить договор купли-продажи квартиры и договорились, что договор вступает в законную силу с момента его подписания. Как и в предыдущем примере, стороны самостоятельно определили условия вступления в силу договора, однако в этом примере, такой договор в силу закона, а именно статьи 232 Гражданского кодекса Украины, является ничтожным. А это значит, что такой договор не порождает никаких прав и обязанностей сторон. В соответствии со ст. 657 ГК Украины договор о купле-продаже недвижимого имущества, а в нашем случае, это была квартира, считается заключенным, если он изложен в письменной форме и удостоверено надлежащим образом нотариусом. Кроме того, договоры купли-продажи такого имущества, кроме нотариального удостоверения, требуют проведения государственной регистрации.

Следовательно, свобода договора означает, что стороны могут быть свободными в изложении любых условиях в любом виде, если ограничений и прямых запретов на этот счет не содержится в актах гражданского законодательства.

Виды договоров

Учитывая тот факт, что от того насколько качественно будет разработан договор заключается и процесс его выполнения, и хозяйственные отношения между сторонами, в целом необходимо знать и понимать, какие существуют виды договоров, и на что это влияет.

По изображению ниже можно ознакомиться по каким критериям, обычно разделяют договоры.

Обычно все классификации, все разделения по признакам имеют больше доктринальное значение, чем практическое. Именно поэтому отдельного внимания требует разделение договоров по моменту их возникновения и так называемого "запуска в действие", поскольку знание этих особенностей влияет на права и обязанности сторон. Речь идёт о следующих договорах:

консенсуальные;
реальные;

Отличие консенсуальнымх договоров от реальных заключается в том, что консенсуальные договоры вступают в силу с момента достижения сторонами договоренностей по всем существенным условиям (цена, предмет, срок и те, которые определены как обязательные в соответствии с видом договора, в силу закона), то есть достижения согласия по всем вышеперечисленным условиям, изложенным в соответствующей правовой форме (письменной, нотариальной, с проведением регистрационных действий).

Реальные же договоры вступают в силу с момента передачи объекта, вещи. Например, договор аренды автомобиля считается заключенным с момента передачи авто. Логика заключается в том, что арендный платеж подлежит оплате за фактическое пользование имуществом. Неотъемлемой частью таких договоров является акт приема-передачи, которым фиксируется и подтверждается факт передачи вещи на выполнении условий договора.

Заключение договоров на предприятии

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и осуществлять от своего имени действия, имеющие юридическую силу, при возникновении и реализации обязательств по договорам.

Предприятия и другие юридические лица ежедневно сталкиваются с необходимостью заключения договоров по заказу / предоставления услуг покупки / поставки товаров, поставки сырья, комплектующих и тому подобное.

Статьями 638-650 Гражданского кодекса Украины и статьями 179-181 Хозяйственного кодекса Украины подробно определён порядок заключения договоров. Условно процесс заключения договора можно разделить на три этапа:

направления предложения или проекта договора;
обсуждения и согласования его существенных условий;
подписания (заключения) договора в виде отдельного документа или в другой форме.

Проект договора

Любой переговорный процесс начинается с направлений одной из сторон договора о предложении заключить договор на определенных условиях (оферта), то есть направлением проекта будущего договора (ч. 2 ст. 181 ГК Украины).

Такой проект в понимании украинского законодательства считается офертой. Обычно, оферта направляется стороной, оказывающей услугу или осуществляет продажу / поставку товара (поставщик, исполнитель).

Если вы планируете заключать договоры, в которых обычно вы выступаете стороной, оказывающей услугу или товар, то желательно разработать и утвердить на предприятии типовую форму договора.

Однако, независимо от того, какой стороной вы выступаете в договоре, необходимо определиться с следующим:

Общий предмет. Конкретный ассортимент может определять счет на оплату или спецификации к договору. Об этом обязательно нужно указать в договоре.
Цена договора. Если договор заключается на определённый период и предусматривает, что в течение его действия услуги или товар будут предоставляться периодически, в соответствии с потребностями покупателя / заказчика, в договоре можно определить, что цена формируется в счёте на оплату или в дополнительном соглашении к договору, а общая сумма договора является суммой всех счетов или дополнительных соглашений, в течение общего срока действия контракта.
Ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора. Например, за нарушение сроков исполнения обязательства по оплате за товар / услугу, за нарушение сроков поставки или оказания услуги, за предоставление товара / услуги ненадлежащего качества и т.д.
Советуем также предусмотреть возможность электронного документооборота между сторонами. То есть, если вы с контрагентом территориально находитесь в разных городах и будете обмениваться подписанными договорами по электронной почте или факсу, то укажите в договоре оговорки о том, что к моменту обмена бумажными оригиналами электронные версии и документы, полученные по факсу, приравниваются к оригиналу. Такая оговорка при определённых условиях позволит в случае наличия судебного спора доказать факт подписания договора.
Срок (дата) действия договора и возможность его пролонгации. Срок (дата) действия договора, а также сроки / сроки выполнения определенных обязательств, могут свободно определяться сторонами. Несмотря даже на то обстоятельство, что стороны могут не обусловить договором такой срок, в соответствии с ч. 2 ст. 530 Гражданского кодекса Украины в таком случае кредитор имеет право обратиться к должнику с требованием об исполнении обязательства в любое время.
Возможность одностороннего расторжения договора. По общему правилу, договор подлежит расторжению по взаимному согласию сторон, если о другом стороны не договорились при заключении договора. Поэтому, важно предусмотреть основания, по которым вы сможете в любое время выйти из договора.
Оговорки о надлежащих полномочиях представителей сторон. Конечно, перед подписанием договора стороны обмениваются учредительными документами и можно проверить полномочия подписантов еще перед заключением контракта, однако это еще не гарантирует, что не существует обстоятельств, влияющих на объем полномочий. Например, третьей стороне, не подлежит разглашению информация о наличии подписанного между учредителями корпоративного договора. Поэтому указывайте в контракте, что стороны гарантируют друг другу наличие всех необходимых для подписания соглашения полномочий.

Порядок согласования разногласий к договору

Не всегда возможно заключить договор на тех условиях, указанных в проекте договора и у сторон, возникают разногласия в видении того или иного пункта договора.

Возражения стороны оформляются в виде протокола разногласий, который в силу ч. 4 ст. 181 Хозяйственного кодекса Украины подлежит направлению другой стороне в течение 20 дней с даты получения проекта, если иной срок не установлен в сопроводительном письме к проекту договора. О наличии протокола разногласий в проекте контракта нужно сделать соответствующую оговорку

Сторона, получившая протокол разногласий формирует ответ на протокол разногласий, в котором может либо согласиться с изложенным или предложить альтернативную редакцию или же вообще отказаться от заключения договора.

Стороны свободны в заключении договора и при согласовании существенных условий могут в любой момент до подписания отказаться от договора, что подтверждается заключением Высшего хозяйственного суда Украины по делу №20/75пд от 31.01.2011 г. В любом случае ответ должен быть направлен в течение 20 дней с даты получения протокола разногласий в силу ч. 4 ст. 181 ГК Украины.

Представим ситуацию: вы - руководитель предприятия, осуществляющего поставки определенной продукции определенном контрагенту. Вами направлен проект договора, однако пока юридический департамент компании-покупателя готовил проект разногласий к договору состоялось отгрузка товара и уже частично получена оплата за поставленную партию товара. Что делать в таком случае?

В таком случае, учитывая факт получения частичной платы за поставку, считается, что договор согласован Покупателем на условиях, изложенных в проекте договора, ведь Покупателем совершенные активные действия, подтверждающие желание работать в рамках договора и на условиях, изложенных в оферте.

Поэтому, будьте внимательны со сроками ответа на предложение заключить договор и своевременно направляйте свои замечания.

Внешнеэкономические договоры

Отдельного внимания требуют договора с иностранным контрагентом, поскольку перечень существенных условий такого договора значительно шире существенных условий, которые должны содержать "отечественный" договор. И речь идет не только о возможности признания такого договора недействительным фискальными органами или сторонами, но и возможность согласования такого договора банком, услугами которого вы пользуетесь.

При разработке и согласовании внешнеэкономического договора нужно обратиться к Положению о форме внешнеэкономического договора, утвержденного Приказом Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции №201 от 06.09.2001. Этим документом определен перечень условий, которые должен содержать договор с контрагентом, зарегистрированным и действующим в рамках законодательства другого государства.

Типовые условия внешнеэкономических договоров:

Изложения полного наименования компаний, правовых оснований, на которых действуют уполномоченные на подписание представители (уставные документы, доверенность);
Предмет договора с подробным описанием качества товара со ссылкой на документ, которым подтверждается качество, или описание желаемого результата при оказании услуги;
Условия о количестве. Здесь стороны предусматривают в зависимости от номенклатуры единицу количественных характеристик (кг., л., т., шт.). Если предметом являются работы / услуги, то определяются условия и сроки выполнения определенных работ, оказания услуг;
Базисные условия поставки, соответствии с международными правилами Инкотермс - 2010. Базис определяется в зависимости от вида транспортного средства и момента перехода рисков с случайного уничтожения товара и момента исполнения обязательств по поставке;
Общая стоимость, цена договора. Этот пункт можно изложить следующим образом, что общая стоимость договора определяется суммой спецификаций или инвойсов (счетов) по договору;
Условия внесения платежей при поставке товара. В данном пункте важно точно определить именно те условия оплаты, которые вы на самом деле сможете выполнить. Например, если вы определяете в договоре, что оплата за товар производится на условиях 100% предоплаты, именно так и должно быть. Это имеет значение, поскольку, если платеж по оплате не внесен, то такой товар при прохождении таможенного оформления невозможно будет растаможить. Если предоставляются услуги, то акта выполненных работ за каждое отдельное поручение - будет достаточно;
Перечень товарно-сопроводительных документов (акт приема-передачи, акт выполненных работ, счет на оплату, счет-фактура, СМR, коносамент, сертификат качества и т.д.);
Перечень форс-мажорных обстоятельств и документ, подтверждающий существование таких обстоятельств;
Раздел, посвященный ответственности сторон и порядка урегулирования противоречий;
Право государства, которое применяется при решении споров;
Язык договора, что имеет приоритетное значение при наличии противоречий между двумя языками контракта. Внешнеэкономические договоры излагаются двумя языками, потому нужно исключать формулировку типа: "оба языка контракта имеют одинаковую силу". Поскольку такие пункты будут иметь следствие в случае наличия расхождений спор между сторонами контракта в толковании того или другого пункта тем или другим языком контракта.

Внешнеэкономические договоры имеют свою специфику. Юрист, который осуществляет его разработку, должен не только иметь глубокие знания в отрасли украинского законодательства, но и знать основы международного права, знать особенности согласования с банковскими учреждениями, знать основы таможенного оформления и понимать в праве того государства, в качестве резидента которого выступает ваш контрагент.

Заметим, что составление и подготовку договоров с иностранными компаниями все же лучше доверять профессионалам с многолетним опытом.

Аутсорсинг договорной работы

Выполнение любого задания лучше доверять специалистам своего дела - это залог успеха бизнеса. Тем более, когда речь идет об организации правовой безопасности компании.

Абонентское юридическое обслуживание является той волшебной палочкой, которая позволяет не только передать ведение всей договорной работы в руки юридической компании, но и провести аудит тех договоров, которые уже заключались предприятием, для выявления рисковых операций и своевременного реагирования на такие контракты, путем внесения необходимых изменений.

Форма такого взаимодействия бизнеса и юридической компании имеет ряд преимуществ:

адаптирование и заблаговременная подготовка к законодательным изменениям;
комплексный подход к поставленным заданиям (разработка типовых форм договоров, согласования входных договоров, разработка трудовых и внешнеэкономических договоров);
экономия финансовых ресурсов на организации внутреннего штата юристов (вам не нужно заниматься вопросами начисления и выплаты заработной платы и дополнительных платежей в бюджет, организацией трудового процесса, адаптацией и развитием кадров, нести дополнительную налоговую нагрузку);
нацеленность на результат;
конфиденциальность и профессиональность;
результативность в короткие сроки;
и главное - высокое качество договорной работы и подготовленных проектов документов.

Если сравнивать работу штатного юриста и юридический аутсорсинг в договорной сфере, то компании, которые предоставляют абонентское юридическое обслуживание, имеют очевидные преимущества.

Штатный юрист на предприятии – это специалист "на все руки мастер". Он занимается и договорами, и судебными делами, осуществляет сопровождение проверок контролирующих органов, консультированием, однако знания, которыми он владеет, являются поверхностными.

Это вовсе не значит, что это плохой специалист. Это значит, что времени для глубокого изучения вопросов у штатного юриста просто нет.

В свою очередь, абонентское правовое обслуживание предусматривает, что вопросами подготовки внешнеэкономического договора, и к примеру трудового контракта, будут заниматься два разных специалиста, которые имеют отраслевые знания именно из определенной узкой сферы.

Кроме того, времени для качественного выполнения поставленных задач штатному юристу понадобится значительно больше, чем для таких же заданий юридической компании.

Доверив юридическое сопровождение договорной работы на вашем предприятии юристам компании "АЛЬВА ПРАЙВЕСИ", о проблемах и сложностях в работе с соглашениями и контрактами можно забыть.

Заключили договор - на этом все?

Подытоживая, хотелось бы коротко выделить основное, что всегда нужно помнить при заключении договора:

свобода договора ограничена законодательными предписаниями и имеющимися в законах запретами;
каждый договор для его действительности нуждается в сдержки правовой формы и наличия всех существенных условий (цена, предмет, срок, другие признаны сторонами или законом, как обязанности);
при складывании проекта договора вспомните наши наставления о том, что лучше предусматривать в договорах;
протокол разногласий и ответы на протокол разногласий должны быть направлены в течение 20 дней, если другое не отмечено в предложении;
ВЭД-контракты имеют расширенный перечень существенных условий;
договорную работу можно передавать на аутсорсинг юридической компании.

Заключенный договор – это только начало на пути хозяйственных отношений. Процесс контроля за его выполнением, продолжением, подготовкой спецификаций, дополнений и изменений к договору требует столько же усилий, знаний и опыта как и его подготовка.