Договірна робота на підприємстві

Договір – це, перш за все, універсальний регулятор господарських відносин, інструмент комерції та фундамент будь-якої господарської діяльності.

Завдяки постулатам, на яких стоїть договір, сторонам дозволяється бути вільними при виборі форми взаємодії, визначати прийнятні для них договірні умови та будувати впорядковані бізнес-відносини.

Договірна робота на підприємстві, її побудова, визначення чітких та зрозумілих механізмів для налаштування договірних процесів є внутрішньою основою будь-якого бізнесу.

Розробка контрактів, як і правовий аналіз договорів, на підприємствах зазвичай відноситься до функціональних обов'язків юриста з господарських справ або юрисконсульта.

Найголовніше, що треба знати про договір

Перш за все, визначимося з тим, що таке договір. Під договором розуміється домовленість двох чи більше сторін про встановлення, зміну або про припинення договірних, господарських чи інших відносин.

При укладанні того чи іншого договору потрібно пам'ятати про сутність та принципи, дотримання яких є умовою для того щоб такий договір вважався укладеним та не був нікчемним, фіктивним чи оспорюваним.

Два найголовніші принципи, закріплені в Цивільному кодексі України, а саме в статті 3. Звучать вони наступним чином: сторони є вільними у здійсненні своєї підприємницької діяльності, якщо відсутня заборона на це в законі, та сторони є вільними при визначенні умов договору.

Тобто, якщо в законі відсутня пряма заборона щодо проведення певної господарської діяльності, особа є вільною у визначені форми та процесу провадження будь-якої діяльності. Цей постулат, насправді, стосується й умов, на яких взаємодіють між собою і сторони.

Цивільний кодекс України, а саме статті 6 та 657 дають нам розширене трактування принципу свободи договору і кажуть, що дійсно, сторони є вільними в виборі контрагентів, можуть на власний розсуд прописувати будь-які умови, збільшувати строки. Але ця свобода обмежена положеннями та прямими заборонами, що містять акти цивільного законодавства. На прикладі розглянемо, що мав на увазі законодавець.

Сторони, вирішили, укласти угоду про купівлю-продаж меблів для дому та вказали, що контракт набуває законної сили з моменту його нотаріального посвідчення. Це означає, що зобов'язання сторін із виконання договору виникає з моменту, коли нотаріус його посвідчить. Якщо звертатися до Цивільного кодексу України, то він нам визначає, що для такого виду договорів достатньо додержання простої письмової форми. В такому випадку сторони додатково домовилися між собою, що нотаріальна форма договору є суттєвою умовою договору та у разі її недодержання правочин буде не породжувати для сторін жодних наслідків ч. 4 ст. 639 Цивільного кодексу України.

Або, навпаки, сторони вирішили укласти договір купівлі-продажу квартири та домовилися, що договір набуває законної сили з моменту його підписання. Як і в минулому прикладі, сторони самостійно визначили умови набрання чинності договором, проте в цьому прикладі, такий договір в силу закону, а саме статті 232 Цивільного кодексу України, є нікчемним. А це означає, що такий договір не породжує жодних прав та обов'язків для сторін. Відповідно до ст. 657 ЦК України договір про купівлю-продаж нерухомого майна, а в нашому випадку, це була квартира, вважається укладеним, якщо він викладений у письмовій формі та посвідчений належним чином нотаріусом. Крім того, договори купівлі-продажу такого майна, окрім нотаріального посвідчення, потребують проведення державної реєстрації.

Отже, свобода договору означає, що сторони можуть бути вільними у викладенні будь-яких умов у будь-якому вигляді, якщо обмежень та прямих заборон щодо цього не міститься в актах цивільного законодавства.

Види договорів

Враховуючи той факт, що від того наскільки якісно буде розроблений договір залежить і процес його виконання, і господарські відносини між сторонами, в цілому необхідно знати та розуміти, які існують види договорів, і на що це впливає.

Із зображання нижче можна ознайомитися за якими критеріями зазвичай поділяють договори.

Зазвичай всі класифікації, усі поділи за ознаками мають більше доктринальне значення, аніж практичне. Саме тому окремої уваги потребує поділ договорів за моментом їх виникнення та так званого "запуску в дію", оскільки знання цих особливостей впливає на права та обов'язки сторін. Мова йде про наступні договори:

• консенсуальні;
• реальні;

Відмінність консенсуальних договорів від реальних полягає в тому, що консенсуальні договори набувають сили з моменту досягнення сторонами домовленостей з усіх істотних умов (ціна, предмет, строк та ті, що визначені як обов'язкові відповідно до виду договору, в силу закону), тобто досягнення згоди з усіх вищезазначених умов, що викладені у відповідній правовій формі (письмовій, нотаріальній, з проведенням реєстраційних дій).

Реальні ж договори набувають сили з моменту передачі об'єкту, речі. Наприклад, договір оренди автомобіля вважається укладеним з моменту передачі авто. Логіка полягає у тому, що орендний платіж підлягає оплаті за фактичне користування майном. Невід'ємною частиною таких договорів є акт приймання-передачі, яким фіксується та підтверджується факт передачі речі на виконання умов укладеного договору.

Укладання договорів на підприємстві

Закон наділяє організації правом самостійно обирати контрагентів і здійснювати від свого імені дії, що мають юридичну силу, при виникненні та реалізації зобов'язань за договорами.

Підприємства та інші юридичні особи щодня стикаються з необхідністю укладання договорів із замовлення / надання послуг та купівлі / поставки товарів, постачання сировини, комплектуючих тощо.

Статтями 638-650 Цивільного кодексу України та статтями 179-181 Господарського кодексу України детально визначений порядок укладання договорів. Умовно процес укладання договору можна поділити на три етапи:

1. направлення пропозиції чи проекту договору;
2. обговорення та узгодження його суттєвих умов;
3. підписання (укладення) договору у вигляді окремого документу чи в інший формі.

Проект договору

Будь-який переговорний процес розпочинається направленням однією зі сторін договору пропозиції укласти договір на певних умовах (оферта), тобто направленням проекту майбутнього договору (ч. 2 ст. 181 ГК України).

Такий проект в розумінні українського законодавства вважається офертою. Зазвичай, оферта направляється стороною, яка надає послугу чи здійснює продаж / постачання товару (постачальник, виконавець).

Якщо ви плануєте укладати договори, в яких зазвичай ви виступаєте стороною, яка надає послугу чи товар, то бажано розробити та затвердити на підприємстві типову форму договору.

Проте, незалежно від того, якою стороною ви виступаєте в договорі, необхідно визначитися із наступним:

• Загальний предмет. Конкретний асортимент може визначатися рахунком на оплату або специфікацією до договору. Про це обов'язково потрібно зазначити у договорі.
• Ціна договору. Якщо договір укладається на певний період і передбачає, що протягом його дії послуги або товар будуть надаватися періодично, відповідно до потреб покупця / замовника, у договорі можна визначити, що ціна формується у рахунку на оплату або у додатковій угоді до договору, а загальна сума договору є сумою всіх рахунків або додаткових угод, протягом загального терміну дії контракту.
• Відповідальність сторін за невиконання чи неналежне виконання умов договору. Наприклад, за порушення строків виконання зобов'язання з оплати за товар / послугу, за порушення строків поставки чи надання послуги, за надання товару / послуги неналежної якості, тощо.
• Радимо також передбачити можливість електронного документообігу між сторонами. Тобто, якщо ви з контрагентом територіально знаходитесь у різних містах та будете обмінюватися підписаними договорами засобами електронної пошти або факсу, то вкажіть у договорі застереження про те, що до моменту обміну паперовими оригіналами електронні версії та документи, отримані факсом, прирівнюються до оригіналу. Таке застереження за певних умов дозволить у випадку наявності судового спору довести факт підписання договору.
• Строк (термін) дії договору та можливість його пролонгації. Строк (термін) дії договору, а також строки / терміни виконання певних зобов'язань, можуть вільно визначатися сторонами. Не зважаючи навіть на ту обставину, що сторони можуть не обумовити договором такий строк, відповідно до ч. 2 ст. 530 Цивільного кодексу України у такому випадку кредитор має право звернутися до боржника із вимогою про виконання зобов'язання у будь-який час.
• Можливість одностороннього розірвання договору. За загальним правилом, договір підлягає розірванню за взаємною згодою сторін, якщо про інше сторони не домовилися під час укладання договору. Тому, важливо передбачити підстави, за яких ви матимете можливість у будь-який час вийти із договору.
• Застереження про належність повноважень представників сторін. Звичайно, що перед підписанням договору сторони обмінюються установчими документами і можна перевірити повноваження підписантів ще перед укладанням контракту, проте це ще не гарантує, що не існує обставин, що впливають на обсяг повноважень. Наприклад, третій стороні, не підлягає розголошенню інформація про наявність підписаного між засновниками корпоративного договору. Тому вказуйте у контракті, що сторони гарантують одна одній наявність всіх необхідних для підписання угоди повноважень.

Порядок погодження розбіжностей до контракту

Не завжди є можливим укласти договір на тих умовах, що зазначені у проекті договору, і у сторін виникають розбіжності щодо бачення того чи іншого пункту договору.

Заперечення сторони оформлюються у вигляді протоколу розбіжностей, який в силу ч. 4 ст. 181 Господарського кодексу України підлягає направленню іншій стороні протягом 20 днів з дати отримання проекту, якщо інший строк не встановлений в супровідному листі до проекту договору. Про наявність протоколу розбіжностей в проекті контракту потрібно зробити відповідне застереження.

Сторона, яка отримала протокол розбіжностей формує відповідь на протокол розбіжностей, в якому може або погодитися із викладеним або запропонувати альтернативну редакцію або ж взагалі відмовитися від укладання договору.

Сторони є вільними в укладанні договору та при погодженні істотних умов можуть у будь-який момент до підписання відмовитися від договору, що підтверджено висновком Вищого господарського суду України у справі №20/75пд від 31.01.2011 р. В будь-якому випадку відповідь має бути направлена протягом 20 днів з дати отримання протоколу розбіжностей в силу ч. 4 ст. 181 ГК України.

Уявімо ситуацію: ви – керівник підприємства, яке здійснює постачання певної продукції певному контрагенту. Вами направлено проект договору, проте поки юридичний департамент компанії-покупця готував проект розбіжностей до договору відбулось відвантаження товару та вже частково отримана оплата за поставлену партію товару. Що робити у такому випадку?

У такому випадку, враховуючи факт отримання часткової плати за поставку, вважається, що договір погоджений Покупцем на умовах викладених в проекті договору, адже Покупцем вчинені активні дії, що підтверджують бажання працювати в рамках договору та на умовах, викладених в оферті.

Тож, будьте уважні зі строками відповіді на пропозицію укласти договір та вчасно направляйте свої зауваження.

Зовнішньоекономічні договори

Окремої уваги потребують договори з іноземним контрагентом, оскільки перелік суттєвих умов такого договору значно ширше за суттєві умови, які має містити "вітчизняний" договір. І мова йде не лише про можливість визнання такого договору недійсним фіскальними органами або сторонами, а й можливість погодження такого договору банком, послугами якого ви користуєтесь.

При розробці та погодженні зовнішньоекономічного договору потрібно звернутися до Положення про форму зовнішньоекономічного договору, затвердженого Наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції №201 від 06.09.2001. Цим документом визначено перелік умов, які повинен містити договір з контрагентом, зареєстрованим та що діє в рамках законодавства іншої держави.

Типові умови зовнішньоекономічних договорів:

1. Викладення повного найменування компаній, правових підстав, на яких діють уповноважені на підписання представники (статутні документи, довіреність);
2. Предмет договору із детальним описом якості товару із посиланням на документ, яким підтверджується якість, або опис бажаного результату при наданні послуги;
3. Умови про кількість. Тут сторони передбачають залежно від номенклатури одиницю виміру кількісних характеристик (кг., л., т., шт.). Якщо предметом є роботи / послуги, то визначаються умови та строки виконання певних робіт, надання послуг;
4. Базисні умови поставки, відповідно до міжнародних правил ІНКОТЕРМС – 2010. Базис визначається залежно від виду транспортного засобу та моменту переходу ризиків з випадкового знищення товару та моменту виконання зобов'язань із поставки;
5. Загальна вартість, ціна договору. Цей пункт можна викласти таким чином, що загальна вартість договору визначається сумою специфікацій або інвойсів (рахунків) за договором;
6. Умови внесення платежів при поставці товару. В даному пункті важливо точно визначити саме ті умови оплати, які ви насправді зможете виконати. Наприклад, якщо ви визначаєте у договорі, що оплата за товар проводиться на умовах 100% попередньої оплати, саме так і повинно бути. Це має значення, оскільки, якщо платіж по оплаті не внесений, то такий товар при проходженні митного оформлення не можливо буде розмитнити. Якщо надаються послуги, то акту виконаних робіт за кожне окреме доручення – буде достатньо;
7. Перелік товарно-супровідних документів (акт приймання-передачі, акт виконаних робіт, рахунок на оплату, інвойс, СМR, коносамент, сертифікат якості, інше);
8. Перелік форс-мажорних обставин та документ, що підтверджує існування таких обставин;
9. Розділ, що присвячений відповідальності сторін та порядку врегулювання суперечностей;
10. Право держави, яке застосовується при вирішенні спорів;
11. Мова договору, що має пріоритетне значення при наявності суперечностей між двома мовами контракту. Зовнішньоекономічні договори викладаються двома мовами, тому потрібно виключати формулювання типу: "обидві мови контракту мають однакову силу". Оскільки такі пункти матимуть наслідком у випадку наявності розбіжностей спір між сторонами контракту у тлумаченні того чи іншого пункту тією чи іншою мовою контракту.

Зовнішньоекономічні договори мають свою специфіку. Юрист, який здійснює його розробку, повинен не тільки мати глибокі знання в галузі українського законодавства, а й знати основи міжнародного права, знати особливості погодження з банківськими установами, знати основи митного оформлення та розумітися на праві тієї держави, резидентом якої виступає ваш контрагент.

Зауважимо, що складання та підготовку договорів з іноземними компаніями все ж таки краще довіряти професіоналам з багаторічним досвідом.

Аутсорсинг договірної роботи

Виконання будь-якого завдання краще довіряти спеціалістам своєї справи – це запорука успіху бізнесу. Тим паче, коли мова йде про організацію правової безпеки компанії.

Абонентське юридичне обслуговування є тією чарівною паличкою, яка дозволяє не лише передати ведення всієї договірної роботи до рук юридичної компанії, а й провести аудит тих договорів, які вже укладалися підприємством, для виявлення ризикових операцій та вчасного реагування на такі контракти, шляхом внесення необхідних змін.

Форма такої взаємодії бізнесу та юридичної компанії має ряд переваг:

• адаптування та завчасна підготовка до законодавчих змін;
• комплексний підхід до поставлених завдань (розробка типових форм договорів, узгодження вхідних договорів, розробка трудових та зовнішньоекономічних договорів);
• економія фінансових ресурсів на організації внутрішнього штату юристів (вам не потрібно займатися питаннями нарахування та виплати заробітної плати і додаткових платежів до бюджету, організацією трудового процесу, адаптацією та розвитком кадрів, нести додатковий податковий тягар);
• націленість на результат;
• конфіденційність та професійність;
• результативність у короткі строки;
• і головне – висока якість договірної роботи та підготовлених проектів документів.

Якщо порівнювати роботу штатного юриста з юридичним аутсорсингом у договірній сфері, то компанії, що надають абонентське юридичне обслуговування, мають очевидні переваги.

Штатний юрист на підприємстві – це спеціаліст "на всі руки майстер". Він займається і договорами, і судовими справами, здійснює супровід перевірок контролюючих органів, консультуванням, проте знання, якими він володіє, є поверхневими.

Це зовсім не означає, що це поганий спеціаліст. Це означає, що часу для глибокого вивчення питань у штатного юриста просто немає.

Своєю чергою, абонентське правове обслуговування передбачає, що питаннями підготовки зовнішньоекономічного договору, й до прикладу трудового контракту, будуть займатися два різних спеціалісти, які мають галузеві знання саме з певної вузької сфери.

Крім того, часу для якісного виконання поставлених задач штатному юристу знадобиться значно більше, ніж для таких же завдань юридичній компанії.

Довіривши юридичний супровід договірної роботи на вашому підприємстві юристам компанії "АЛЬВА ПРАЙВЕСІ", про проблеми та складнощі в роботі з угодами і контрактами можна забути.

Уклали договір – на цьому все?

Підсумовуючи, хотілось би коротко виділити основне, що завжди потрібно пам'ятати при укладенні договору:

1. свобода договору обмежена законодавчими приписами та наявними в законах заборонами;
2. кожен договір для його дійсності потребує додержання правової форми та наявності всіх суттєвих умов (ціна, предмет, строк, інші визнані сторонами чи законом, як обов'язкові);
3. при складанні проекту договору згадайте наші настанови про те, що краще передбачати в договорах;
4. протокол розбіжностей та відповідь на протокол розбіжностей мають бути направлені протягом 20 днів, якщо інше не зазначено в пропозиції;
5. ЗЕД-контракти мають розширений перелік суттєвих умов;
6. договірну роботу можна передавати на аутсорсинг юридичній компанії.

Укладений договір – це тільки початок на шляху господарських відносин. Процес контролю за його виконанням, продовженням, підготовкою специфікацій, додатків та змін до договору потребує стільки ж зусиль, знань та досвіду як і його підготовка.