Дебіторська заборгованість: врегулювання, списання

Ведення будь-якого бізнесу передбачає укладання господарських, трудових, цивільно-правових договорів, взаємодію з контрагентами (постачальниками й покупцями) та державою. Неможливо убезпечитися й від виникнення дебіторської заборгованості.

Як будь-який інший актив підприємства "дебіторська заборгованість" потребує розуміння її суті та жорсткого контролю за процесом перетворення такого активу у безнадійний борг, що може загрожувати стабільній роботі бізнесу. Ця стаття саме про це.

Що таке дебіторська заборгованість?

Під дебіторською заборгованістю перш за все мають на увазі суми оплати від клієнтів, покупців, замовників підприємства, які на дату формування балансу чи надання робіт, поставки товарів, ще від них не отримані. А таких контрагентів відповідно іменують дебіторами.

Наказом Міністерства фінансів України № 237 від 08.10.99 "Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку" (ПСБО) надано визначення дебіторської заборгованості як суми боргових зобов'язань контрагентів станом на певну дату.

Таку заборгованість ще називають договірною – за підставою виникнення. Вона може виникати також у випадках наявності переплат із сплати податків та зборів до державного бюджету чи надання авансових коштів співробітникам.

Прийнято поділяти "дебіторку" за строком виконання зобов'язання з оплати: на прострочену та не прострочену. На прикладі, визначимо, що є що. Між ТОВ “В” та ТОВ “А” укладений договір, за яким ТОВ “В” має поставити ТОВ “А” певну продукцію, а ТОВ “А” (дебітор) має в свою чергу протягом 3 днів з дати поставки здійснити оплату за надані товари. Під датою поставки визначимо умовно – 01.08.2019. У період з 02.08.2019 по 04.08.2019 дебіторська заборгованість вважається не простроченою, а з 05.08.2019, у разі відсутності оплати перетворюється у прострочену.

Як й чому вона виникає?

Найнебезпечнішою для підприємства вважається договірна прострочена дебіторська заборгованість, оскільки вона відрізняється від інших видів значними сумами боргу та відсутністю можливості спрогнозувати строки її повернення. Серед причин її виникнення можна виділити наступні:

• відсутність можливості виконання зобов'язання на дату виникнення обов'язку з оплати;
• низька платіжна дисципліна контрагентів - дебіторів;
• відсутність практики попередньої перевірки репутації та благонадійності клієнтів;
• шахрайські дії контрагентів;
• форс-мажорні обставини.

Як попередити виникнення дебіторської заборгованості?

Для зниження рівня дебіторської заборгованості на підприємстві рекомендуємо на етапі підписання нового договору з бізнес-партнером, з яким раніше ви ще не співпрацювали, провести аналіз ризиковості такої співпраці. Можна спробувати провести такий аналіз самостійно, керуючись наступним алгоритмом:

1. обов'язковий запит установчих документів контрагента: статут (всі сторінки в останній актуальній редакції) або опис документів, що надаються юридичній особі державним реєстратором або нотаріусом при проведенні реєстраційної дії, наказ та протокол призначення директора (для ФОП такі дані не запитуються), довідка із банківської установи щодо відкритих рахунків, реєстраційні дані партнера як платника податків. Останнє можна перевірити на сайті Державної фіскальної служби України.
2. щодо контрагентів, які створені у формі товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю – запит протоколу / рішення загальних зборів учасників про погодження вчинення значного правочину та надання повноважень директору на його підписання. Такий документ запитується у відповідності до ч. 2 ст. 44 Закону України "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю". Запит та отримання такого документу убезпечить Вас від оскарження збоку засновників чи Державної фіскальної служби України факту укладання вашими підприємствами договору.
3. наявність дозволів, спеціальних ліцензій; наявність податкової заборгованості, наявність, суми, предмет та кількість порушених господарських, кримінальних та адміністративних справ – рішення, що винесені за результатами їх розгляду; наявність відкритих виконавчих проваджень: суми та строки їх здійснення; перебування контрагента в процесі припинення чи ліквідації; дані щодо порушення справ про банкрутство чи відкриття ліквідаційної процедури за рішенням власника. Наявність таких даних несе в собі зрозумілі ризики: миттєве настання негативних наслідків, обмежені строки подачі вимог до боржника в межах процедури банкрутства.
4. аналіз отриманих результатів та прийняття рішення щодо майбутньої співпраці.
5. ретельне попереднє вивчення умов договору та включення пунктів, які захистять ваші інтереси та мінімізують ваші ризики.

Проте, звичайно, краще щоб цим займалися професіонали, тому для визначення ризиковості співпраці з тим чи іншим контрагентом ви можете звернутися до адвокатського об'єднання "АЛЬВА ПРАЙВЕСІ" за юридичною експертизою договору та перевіркою відповідного контрагенту.

Що робити, якщо виникла прострочена дебіторська заборгованість або коли починати бити у дзвони?

Поширеною практикою багатьох підприємств України є співпраця на умовах відтермінування оплати за надані послуги або поставлені товари. Відтермінування може стартувати від декількох днів до місяця. При взаємодії із державними та комунальними підприємствами відстрочення оплати може сягати і декількох місяців.

Радимо в вашій роботі створити єдині стандарти для таких випадків та побудувати ефективну систему контролю за розміром дебіторської заборгованості для забезпечення своєчасного ведення претензійної та судової роботи з боржниками - дебіторами, – до того, як прострочена заборгованість із сумнівної перетвориться у безнадійну.

Сила претензії

Своєчасно направлена претензія може не тільки повернути борг, а й врятувати бізнес-відносини між підприємствами. Про це говорить й латинське походження слова, яке в перекладі означає "бути попереду". Під претензією слід розуміти досудову, письмову вимогу направлену кредитором боржнику про виконання певного зобов'язання, відшкодування завданих збитків та сплату штрафних санкцій. Застосовується на етапі до передачі справи до суду, тобто до порушення судового провадження.

Керуючись вимогами, встановленими ст. 222 Господарського кодексу України така претензія повинна містити наступну інформацію:

• повна назва та юридична адреса Вашої компанії та компанії-боржника, інші реквізити;
• обставини та інформація щодо договору (його дата та номер), на підставі яких виникла заборгованість;
• докази, що підтверджують ці обставини: укладений договір, видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт, тощо;
• ваші вимоги до боржника з посиланням на чинне законодавство;
• сума претензії і розрахунок, тобто розмір боргу, нарахувань та яким чином ви їх обрахували;
• інформація щодо банківського рахунку, на який Ви очікуєте отримати повернення боргу.

Шаблон, зразок, форма претензії

Направляти таку вимогу - претензію необхідно рекомендованим листом або цінним – з описом та обов'язково зберігати поштові чеки та описи вкладення у цінні листи (за їх наявності). Ці документи слугують доказами ваших спроб досудового врегулювання спору та вирішення його у мирній площині.

Обов'язковість досудового врегулювання

Окремо зазначаємо, що застосування досудових заходів врегулювання спору щодо повернення простроченої дебіторської заборгованості доцільне, коли відсутні обставини, що можуть свідчити про шахрайські дії з боку контрагента, та крім випадків, коли необхідно якомога швидше повернути кошти, шляхом звернення до суду із позовною заявою про стягнення заборгованості без попереднього застосування заходів досудового врегулювання, навіть за наявності застережень про обов'язковість досудових вимог у договорі.

До такої думки дійшов Конституційний суд України у Рішенні від 09.07.2002 року по справі №1-2/2002 за конституційним зверненням ТОВ "Торговий Дім "Кампус Коттон клаб" про надання офіційного тлумачення положенням ч. 2 ст. 124 Конституції України. Судом остаточно поставлено крапку у спорі щодо обов'язковості досудового вирішення сторонами спору, адже дуже часто саме від того, як швидко отримане судове рішення, залежить ефективність повернення дебіторської заборгованості.

Так, суд вказав, що будь-хто може подати до суду позовну заяву про захист порушеного, оспорюваного чи невизнаного права чи інтересу в будь-який час та жодна юридична чи фізична особа не може бути обмежена у цьому праві. Встановлення таких обмежень законом або контрактом, як обов'язкова процедура досудового вирішення спору, не може стати причиною відмови судом у розгляді вашого позову та захисті вашого порушеного права чи інтересу. Такі дії з боку судових органів з позиції Конституційного суду України є обмеженням права на судовий захист.

Судове провадження

Судовий розгляд справ за позовними заявами суб'єктів господарювання про стягнення простроченої дебіторської заборгованості з інших юридичних осіб та підприємців віднесено до юрисдикції господарських судів. Такі категорії справ розглядаються у таких процесуальних формах (ст. 12 Господарського процесуального кодексу України:

1. позовне провадження (загальне позовне провадження чи спрощене);
2. наказне провадження.

Про наказне та позовне провадження

Якщо між сторонами існує спір про право, про розмір заборгованості, про розмір штрафних санкцій чи інші обставини, що мають значення для розгляду справи – справа може розглядатися виключно в порядку позовного провадження. У спрощеному проваджені можуть бути розглянуті справи, сума вимог за якими не перевищує 100 (ста) розмірів прожиткового мінімуму для працездатних осіб, що складає в 2019 році 192100,00 гривень, нескладні справи, та справи, визнані судом малозначними.

Для самостійного розрахунку граничних розмірів позовних вимог обирайте суму, що встановлена Державним бюджетом України станом на 01 січня року, в якому плануєте звертатися до суду із позовом про повернення простроченої дебіторської заборгованості. На 01 січня 2019 року один прожитковий мінімум для працездатної особи встановлений на рівні 1921,00 гривня.

Тільки у порядку загального позовного провадження будуть розглядатися справи, в яких ціна позову перевищує 500 (п'ятсот) розмірів прожиткового мінімуму, тобто перевищує суму вимог в 960500,00 грн.

Для справ незначної складності та справ, для яких пріоритетним є швидке вирішення справи, передбачено наказне провадження. Підлягає застосуванню у випадках, коли заявляється грошова вимога, на підставі укладеного між сторонами у письмовій формі договору, про стягнення грошових сум у розмірі, що не перевищує 100 (сто) розмірів прожиткового мінімуму для працездатних осіб, щодо яких спір відсутній або про такий спір невідомо заявнику. Характерним для цієї форми судочинства є швидкий розгляд, проте швидкий розгляд справи має наслідком, у разі незгоди вашого контрагента із судовим наказом швидке оскарження та скасування такого судового наказу. Порядок подання заяви, особливості розгляду, передбачені Розділом ІІ Господарського процесуального кодексу України.

Якщо ви вирішили самостійно та своїми силами (без залучення адвоката) позиватися до вашого дебітора, то додатково вам у нагоді стане наша стаття про те, що таке позовна заява, як її написати та подавати до суду.

Чому краще справу довіряти професіоналам – адвокатам господарської спеціалізації

Отримання позитивного судового рішення або судового наказу за результатами судового розгляду – це тільки половина справи. Пам'ятати про це потрібно ще на стадії формування позовних вимог, для того щоб процес примусового виконання рішення не був ускладнений постановами виконавця про відмову у відкритті виконавчого провадження або заявами виконавця до суду про роз'яснення судового рішення, про зміну способу чи порядку його виконання.

Краще цю справу довіряти професіоналам, які не тільки зможуть надати якісну консультацію, сформувати стратегію у відповідності до особливостей вашої справи, а й супроводити увесь процес судового розгляду справи. Саме такими є адвокати господарської спеціалізації адвокатського об'єднання "АЛЬВА ПРАЙВЕСІ".

Про примусове виконання рішень зі стягнення заборгованості

Законом України "Про виконавче провадження" визначено процедуру виконання, заходи розшуку майна та боржника, строки та місце виконавчого провадження. Судові рішення виконуються на підставі наказів, судових наказів, виданих судом, що здійснював судове провадження вашої справи.

Отримання виконавчого документа

Отримати документ можна, шляхом подання заяви про видачу виконавчого документа.

Отриманий виконавчий документ обов'язково перевірте на наявність та вірність зазначення наступних реквізитів:

1. чи вказана назва документа та дата його видачі, найменування судового органу та ПІБ судді;
2. повна юридична назва, код за ЄДРПОУ та місцезнаходження (адреса реєстрації та / або адреса фактичного місцеперебування) вашої компанії та компанії-боржника;
3. дата і номер ухваленого рішення / постанови, дата, коли рішення набуло законної сили;
4. чи зазначений порядок виконання такого рішення (стягнення на все майно, стягнення за рахунок коштів на рахунках чи стягнення на певне індивідуально визначене майно);
5. період часу, протягом якого ви зможете ініціювати процедуру виконавчого провадження. Це або 3 роки, або 3 місяці - залежно від категорії справи.

Виконання рішення суду про стягнення боргу

Виконавчі документи щодо стягнення боргу за договором можуть бути пред'явлені до виконання державному виконавцю чи приватному виконавцю протягом трьох років з наступного дня після дати набрання рішенням законної сили або закінчення строку, який встановлений судовим рішенням про розстрочку (можливість погашення боргу протягом певного періоду часу) чи відстрочку виконання рішення (сплата боргу за судовим рішенням через певний точно визначений проміжок часу).

Примусове виконання рішення суду проводиться виконавцем за адресою реєстрації чи фактичною адресою перебування вашого боржника або за місцем розташування майна, за рахунок якого може бути погашено боргове зобов'язання. Право вибору місця примусового виконання рішення між декількома виконавчими службами, які можуть вчиняти заходи примусового стягнення, належить виключно вам.

Визначившись із місцем виконання вашого рішення, необхідно підготувати заяву про примусове виконання рішення. Такі заяви викладаються у письмовій формі із зазначенням інформації, що дозволяє ідентифікувати вашу компанію та дані щодо компанії - боржника, а саме інформація про об'єкти, що належать йому на праві приватної власності, банківські рахунки та інші дані, що дозволять державному виконавцю якнайскоріше повернути вам гроші.

Детальніше про порядок підготовки, обов'язкові реквізити заяви та дії, що дозволять виконати судове рішення, дивіться у відповідній статті за посиланням, та пам'ятайте, що статистичні дані щодо повного виконання судових рішень говорять про те, що в Україні реально виконується лише 1 з 10 рішень.

Як та коли дебіторську заборгованість можна визнати безнадійною і що це означає?

У випадках, коли сумнівна заборгованість перетворюється у безнадійну, в рамках ведення бухгалтерського обліку така заборгованість підлягає списанню. Відрізняється сумнівна від безнадійної дебіторської заборгованості ступенем впевненості щодо її погашення. Якщо сумнівний борг – це борг, щодо якого є ймовірність щодо його погашення, то безнадійна заборгованість – це коли, навпаки, підприємство впевнене, що борг дебітором погашений не буде.

Бухгалтерський і податковий аспект

Якщо звертатися до офіційних джерел, то Наказ Міністерства Фінансів України № 237 від 08.10.99 «Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку» нам каже про те, що безнадійною дебіторською заборгованістю вважається поточна заборгованість особи, щодо якої існує заснована на певних обставинах впевненість про те, що борг повернутий не буде, або за якою сплинув строк позовної давності. Інакше кажучи, за ПСБО - це боргові зобов'язання ваших контрагентів перед вами, які вони вам не повернуть або щодо яких вами був пропущений строк звернення до суду з позовом про повернення боргу.

Податковий кодекс України в пп. 14.1.11. п. 14.1. ст. 14 надає визначення, яким під безнадійною заборгованістю розуміється борг, з однією із таких ознак:

• існування боргового, грошового зобов'язання, за яким вже пройшов строк позовної давності;
• прострочення повернення боргу понад 6 місяців, розмір якого у сукупності не більше 300 мінімальних заробітних плат (1251900,00 грн.);
• прострочення повернення заборгованості юридичної особи, через відсутність майна, на яке може бути звернуте стягнення або його недостатність, за умови, що заходи проведені державним виконавцем щодо примусового стягнення та розшуку майна боржника не мали наслідком повернення боргу;
• неможливість стягнення боргу через дію форс-мажорних обставин, тобто обставин, що неможливо передбачити, природні катаклізми, введені в дію законодавчі акти, ембарго, тощо. Дія таких обставин повинна підтверджуватися Сертифікатом Торгово-промислової палати України або уповноваженими нею регіональними палатами у порядку, передбаченому законодавством;
• рішення про банкрутство контрагента, який був вам винний немалий борг, або внесення запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи в Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, у зв'язку з ліквідацією.

Якщо існуюча дебіторська заборгованість на вашому підприємстві підпадає під один із вищезазначених критеріїв – вона підлягає списанню за правилами бухгалтерського обліку. Якщо в бухгалтерському обліку ви визнали заборгованість безнадійною та такою, що підлягає списанню, то це можна зробити двома способами (залежно від того, чи створювався на підприємстві резерв сумнівних боргів чи ні).

Сплив позовної давності при стягненні простроченої заборгованості

Така ситуація може виникнути, коли між підприємствами велись довгі перемовини щодо погашення боргу, але до реального його повернення справа не дійшла, а поміж тим період позовної давності пройшов або суд з якихось причин відмовив у задоволенні позовних вимог.

Підприємство може звернутися до суду із вимогою про повернення простроченої дебіторської заборгованості (і щоб вона була задоволена судом) протягом загального періоду позовної давності - 3 роки, як це встановлено ст. 257 ЦК України. Цей строк підлягає застосуванню у випадку відсутності в договорі положення, яким сторони домовились про більший строк або якщо іншій строк не передбачений в законодавчих актах. Відлік 3 років ведуть з дня виникнення права на звернення за захистом порушеного права, простіше кажучи – з наступного дня після дня, який сторони визначили датою виконання грошового зобов'язання.

Якщо говорити про стягнення пені, штрафу, неустойки, то позовна давність в три рази менше та становить лише однорічний строк, якщо звісно ж сторони у договорі не зазначили для таких вимог більший строк.

Цікаво, що українським законодавством дозволяється збільшити строк, в межах якого сторони можуть звернутися за захистом порушеного права (позовну давність), проте нікчемними є положення договору, якими такий строк зменшується.

Рекомендації нашого адвокатського об'єднання

Слідуючи вищевказаним рекомендаціям з цієї статті, ви зможете самостійно визначити рівень ризиковості співпраці з контрагентом, провести заходи досудового та судового вирішення спору, а у випадку якщо проведені заходи виявляться неефективними, то списати борг у бухгалтерському обліку.

Але довіряючи цю справу професіоналам, якими є адвокати адвокатського об'єднання "АЛЬВА ПРАЙВЕСІ", ви можете розраховувати на вчасне попередження виникнення проблемної "дебіторки", а у разі її виникнення – на повернення проблемного активу найефективнішим шляхом.